Van bezoekersaantal naar een bekervoorraad die past bij jouw evenement.

Hoeveel herbruikbare bekers heb je nodig voor een evenement?

“We verwachten 5.000 bezoekers. Hoeveel herbruikbare bekers hebben we nodig?” Het is een vraag die onze projectmanagers regelmatig krijgen. Alleen het bezoekersaantal is niet genoeg om daar een goed onderbouwd aantal aan te koppelen. Het type evenement, de doelgroep, het drankaanbod, gebruikspatronen en de retourstroom spelen allemaal mee.

In het kort: het aantal herbruikbare bekers voor een evenement bepaal je niet met één standaard aantal per bezoeker. Het bezoekersaantal is het startpunt, niet de berekening. Voor een realistische inschatting kijk je ook naar het type evenement, de doelgroep, het drankaanbod, gebruikspatronen, de retourstroom en beschikbare data uit eerdere of vergelijkbare evenementen.

Waarom is alleen het bezoekersaantal niet genoeg?

Twee evenementen met hetzelfde aantal bezoekers kunnen toch een andere bekervoorraad nodig hebben.

Ook het drankaanbod maakt verschil. Wordt een deel van de dranken bijvoorbeeld in blik uitgegeven, dan hoeft niet iedere consumptie via een herbruikbare beker te lopen. Daarnaast geven de doelgroep, programmering en verwachte piekmomenten extra context voor de benodigde voorraad.

Daarom geven we bij cupstack liever geen algemene formule als ‘aantal bezoekers × aantal bekers’. Zo’n berekening houdt te weinig rekening met wat er tijdens het evenement daadwerkelijk gebeurt.

1. Kijk naar het type evenement en de doelgroep

De eerste vraag van onze projectmanagers is niet alleen hoeveel bezoekers je verwacht. Ze willen ook weten wat voor evenement je organiseert en hoe bezoekers de locatie gebruiken.

Een congres, festival of entertainmentprogramma heeft bijvoorbeeld andere gebruiksmomenten. Ook de doelgroep en programmering geven context aan de verwachte inzet van bekers. Onze projectmanagers nemen deze kenmerken daarom mee in hun inschatting.

2. Breng het drankaanbod en gebruik in kaart

Niet iedere verkochte drank vraagt automatisch om dezelfde beker. Het drankaanbod en de manier van uitgifte bepalen mede welke bekers nodig zijn en hoeveel er in omloop komen.

Worden bepaalde dranken rechtstreeks in blik aangeboden? Zijn er verschillende bekerformaten? En zijn er momenten waarop veel bezoekers tegelijkertijd bestellen? Deze informatie geeft een completer beeld dan alleen het totale bezoekersaantal.

3. Houd rekening met de retourstroom

Bij hergebruik gaat het niet alleen om hoeveel bekers je uitgeeft. Bekers komen ook weer retour. De inrichting van die retourstroom is daarom onderdeel van de inschatting.

Een evenement waar bekers goed en snel terugkomen, kent een andere dynamiek dan een evenement waar veel bekers langere tijd bij bezoekers blijven. Zeker tijdens piekmomenten moeten uitgifte, beschikbare voorraad en retour op elkaar aansluiten.

4. Gebruik data van eerdere evenementen

Heb je al eerdere edities georganiseerd? Dan zijn eigen gebruikscijfers waardevolle input. Daarmee krijg je inzicht in wat er bij jouw evenement daadwerkelijk is gebruikt en teruggekomen.

Heb je die data nog niet, dan hoef je niet volledig te gokken. Onze projectmanagers kunnen jouw evenement vergelijken met beschikbare ervaringen en data van vergelijkbare evenementen.

Ook op een vaste evenementenlocatie kunnen bezoekersaantallen, programmering, organisatoren en cateringpunten per productie veranderen. Daardoor kan ook het benodigde aantal bekers verschillen.

Welke gegevens heb je nodig voor een eerste inschatting?

Wil je zelf alvast een goede basis leggen? Breng dan in ieder geval de volgende punten in kaart:

• het verwachte bezoekersaantal;
• het type evenement;
• de doelgroep en programmering;
• het drankaanbod en de manier van uitgifte;
• verwachte piekmomenten;
• de gekozen retourstructuur;
• cijfers over bekergebruik van eerdere edities, als die beschikbaar zijn.

Zo heb je de belangrijkste gegevens bij elkaar om verder te kijken dan alleen het bezoekersaantal.

Hoe bepalen onze projectmanagers het aantal bekers?

De vraag “we verwachten X bezoekers, hoeveel bekers hebben we nodig?” krijgen onze projectmanagers regelmatig. Hun eerste stap is niet om daar een standaardfactor op los te laten. Ze kijken naar hoe het evenement daadwerkelijk is ingericht.

Vervolgens vergelijken ze jouw evenement waar mogelijk met beschikbare data en ervaringen van vergelijkbare evenementen. Heb je cijfers van eerdere edities, dan nemen ze die mee. Zo komen bezoekersaantallen, gebruik en praktijkervaring samen in de inschatting van de benodigde voorraad.

Bij cupstack gaat de rol van projectmanagement verder dan het bepalen van de voorraad. Een vaste projectmanager denkt mee over de inrichting van het hergebruiksysteem en is het aanspreekpunt voor de betrokken partijen. Zo is er ook tijdens de voorbereiding en uitvoering iemand die het systeem en jouw evenement kent.

Waarom niet gewoon extra veel bekers bestellen?

Een ruime voorraad lijkt misschien de eenvoudigste oplossing. Toch moet de voorraad vooral aansluiten bij de verwachte inzet en de manier waarop het hergebruiksysteem is ingericht.

Te weinig herbruikbare bekers kan tijdens drukke momenten problemen opleveren als de beschikbare voorraad niet aansluit op de uitgifte. Een onnodig grote voorraad betekent dat je meer bekers organiseert, opslaat en verplaatst dan de verwachte operatie vraagt.

Een passende voorraad voorkomt dat je onnodig veel bekers organiseert, zonder dat je tijdens piekmomenten te krap wilt zitten.